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大学设施使用政策

Introduction

Policy Statement

所有建筑物和土地的主要用途均为自有, leased, 太阳城集团与李大学(以下统称为“大学设施”)是为了支持大学的教育使命. 大学设施主要用于学术课程, 教育和大学赞助的活动, 以及为大学生举办的项目或活动. 根据本政策，外部团体或与大学部门或团体无关的活动也可以使用大学设施.

本政策旨在阐明该过程, procedures, 及要求使用大学设施及方便有效率, safe, 并有序地使用这些设施和场地, 符合大学的教育使命. 作为一所私立大学, 太阳城集团可以并且确实对所有大学设施的使用施加条件. 与大学无关的个人或团体(包括校园访客)不得使用任何大学设施作为其个人或政治展示或声明的平台. 允许任何个人或团体使用任何大学设施并不意味着认可, sponsorship, 或支持大学的观点, opinions, programs, 或者用户的活动, speakers, presenters, or organizers.

Applicability

这项政策适用于所有希望使用任何大学设施的个人和团体.1

Definitions

Event 指任何有计划的个人或团体的聚会, including, but not limited to, performances, forums, rallies, dances, speakers, conferences, concerts, lectures, social functions, celebrations, protests, tailgates, 以及其他演讲. 就本保单而言，除非另有规定，“事件”一词应包括“重大事件”.

External Group 指与大学没有直接关联的任何团体、组织、个人或项目. 就本政策而言，由大学雇用或附属于大学的个人(e.g., 如果校友以个人身份或作为第三方组织的代表使用大学的建筑物或设施，则应被视为外部团体. Additionally, 就本政策而言，非认可学生组织的学生团体或组织应视为外部团体.

Internal Group 指任何大学系, program, 或认可的学生组织要求使用大学设施为自己的目的. 为澄清起见, 大学系, program, 如果被认可的学生组织代表外部团体或为外部团体申请使用大学设施，则不被视为内部团体.

Major Event 指适用下列一项或多项规定的任何事件:

  1. 预计将有超过50人出席活动;
  2. 该事件可能会影响校园安全或保安, 或需要与当地执法部门或其他外部机构协调;
  3. The Event is likely to interfere with other University business, functions, or activities; or
  4. 提供酒精饮料(严格用于宗教目的除外).

就本保单而言，下列活动被明确排除在“重大事件”的定义之外:

  1. 大学提供的学术课程;
  2. 大学校董会会议;
  3. ncaa认可的体育赛事和其他大学运动队相关的聚会或活动;
  4. 大学校内和俱乐部体育赛事;
  5. Faculty meetings;
  6. 执行委员会的学生团体聆讯;
  7. 大学毕业典礼、学士学位典礼、荣誉学会的就职典礼和毕业典礼;
  8. Vigils, forums, 或其他活动，主要是为了大学社区的利益, by their nature, 需要及时举行, provided, however, 此类活动必须事先得到学生事务副校长和学生事务主任(针对以学生为主要利益的活动)或教务长(针对所有其他活动)的授权;
  9. 为大学学生的主要利益而举办的纯粹社交性质的活动，由, 并符合注册要求, 居住区社会事件政策;
  10. 大学校友和家长/监护人活动, 只要它们是有计划的, organized, and supervised by University personnel acting within the scope of their employment; and
  11. 迎新会或其他会议, programs, 或作为大学业务运作的一部分而定期举行或进行的演讲;

认可学生组织 指已获大学学生会执行委员会认可的学生组织, 学生律师协会, or Student Affairs.

Sponsored Group 指由内部团队赞助的外部团队，同时满足以下条件或要求:

  1. The Sponsored Group and the associated use of the University Facilities is consistent with the mission of the University; and
  2. 内部小组直接参与活动的计划和执行.

所有涉及赞助团体的活动, 作为保荐人的内部小组必须承担以下职责:

  • 作为为活动提供支持的所有其他大学部门和个人的唯一联系人;
  • 与大学相关部门和个人协调有关活动的所有安排;
  • Ensure that a representative of the Internal Group that is serving as the sponsor is onsite at all times throughout the Event and its set-up and take-down/clean-up; and
  • 确保遵守本政策和所有其他大学政策, procedures, 以及适用于活动的要求.

Policy

所有使用大学设施的行为都必须符合本政策的要求和批准. 一些大学设施也可能有额外的政策或指导方针，所有用户必须遵守或遵循. 大学有权以任何理由批准或拒绝使用任何大学设施.

所有大学设施的使用必须符合以下要求:

1. Locations

内部团体和赞助团体可以要求为他们的活动使用广泛的大学设施. 外部团体只可申请使用下列大学设施:

大学的设施Facility Contact
埃文斯大厅(餐厅、太阳城集团厅、东大堂、西大堂) Zach Funkhouser，餐饮服务总监， zfunkhouser@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8698
Hillel House 马克·罗宾斯，犹太生活中心主任， mrobbins@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8443
法院会议室(南2楼. Main 114) Lori Oliver，项目经理， loliver@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8740
伦菲斯特艺术中心(约翰逊剧院, Keller Theater, 威尔逊音乐厅, Kamen Gallery, Lykes Atrium) 票房协调员Rena Cromer， cromerr@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8001
悉尼刘易斯大厅/法学院(模拟法庭室，教师休息室，教室B) TBD
Liberty Hall Ruins 劳拉·乌尔默，学生活动主任， lulmer@wjxrbsyxgs.com, 540-458-5000
大学教堂(只适用于婚礼) 德里克·史密斯，活动和会议协调员， drsmith@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8931
田径设施(只适用于田径赛事) Wanda Scott二级行政助理 wrscott@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8672
Belfield 苏·伍德拉夫，特别活动助理/客房协调员， swoodruff@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8200
Morris House 苏·伍德拉夫，特别活动助理/客房协调员， swoodruff@wjxrbsyxgs.com, 540-458-8200

2. 要求提供的资料

所有使用大学设施的申请必须以书面形式提出, 准确识别提出请求的个人或团体, 对提议的事件提供明确的描述, 提供活动参加者或参与者的预期人数, 并提供活动所需的任何后勤需求的信息. 对于内部组和赞助组, 这些要求可以通过25Live请求位置来满足, 大学的网上订座系统, 如果所请求的位置可用, 并在系统内提供所需的信息. 外部团体, 请求应直接向被请求的特定大学设施的设施联系人提出.

3. Timing of Requests

A. 对于内部组和赞助组

内部团体或赞助团体要求使用大学设施举办重大活动的请求必须在重大活动日期前至少四(4)个工作日提出. 内部团体或赞助团体可随时要求使用大学设施举办所有其他活动. 赞助团体使用大学设施的次数应限于每学期一次，但公共安全部门确定不会构成健康和安全风险或中断运营的常规会议或小型活动除外, such as athletics, performing arts, 或者课后活动, 以及社区或其他团体的俱乐部或董事会会议.

B. 外部团体

外部团体必须在重大活动日期前至少六(6)个工作日提出使用大学设施的请求. 外部团体必须在活动日期前至少两(2)周申请使用大学设施参加所有其他活动. 外部团体使用大学设施的次数应限于每学期一次，除非是常规会议或公共安全部门确定不会构成健康和安全风险或中断运营的小型活动, such as athletics, performing arts, 或者课后活动, 以及社区或其他团体的俱乐部或董事会会议.

Additionally, 以下时间表列出了外部团体申请使用除大学教堂和伦菲斯特艺术中心以外的大学设施的最早日期:

  • 4月15日秋季学期的活动
  • 冬季学期的活动- 11月15日
  • 2月15日春季学期的活动
  • 在夏季或其他休息/时段，而不是上课期间的活动-不早于活动日期前一(1)年

外部团体使用大学礼拜堂的请求不得早于要求使用大学礼拜堂的活动日期前两(2)年提出. Additionally, 外部团体使用伦菲斯特艺术中心的请求，如果请求得到学校批准，则不得早于该请求所要求的活动将在该学年之前的1月1日提出.

4. 评估要求

在安排使用大学设施时，应优先考虑学术课程. 一旦学术课程安排完毕, 使用大学设施的优先次序如下:

  • 寻求使用大学设施以进行大学业务的内部团体;
  • 寻求利用大学设施达到符合大学使命的目的的内部团体;
  • 内部团体利用大学设施作其他合法用途;
  • 寻求将大学设施用于符合大学使命的目的的赞助团体;
  • 寻求将大学设施用于任何其他合法目的的赞助团体;
  • External Groups seeking to use University Facilities for purposes consistent with the mission of the University; and
  • 寻求将大学设施用于其他合法目的的外部团体.

大学将根据以下标准评估外部团体收到的所有使用大学设施的请求:

  • 与大学的使命是否相符;
  • 促进经济发展的潜力;
  • 支持大学校友和朋友的机会;
  • 社区关系的发展;
  • Compatibility with maintenance and construction requirements; and
  • 对大学运作的潜在干扰.

对于使用大学设施的请求的评估没有固定的时间表. 大学将自行评估和回应请求. 待处理的请求可以延迟任何时间长度或任何原因.

5. Reservations

所有使用大学设施的预订必须使用25Live, 大学的网上订座系统, when available. 对于不使用25Live的特定位置, 预订必须按照政策进行, procedures, 以及适用于具体地点的做法. 外部团体必须联系本政策第1节中列出的设施联系人，以申请预订特定的大学设施.

6. Fees

大学设施的设施使用费将根据所使用的具体设施而有所不同. 内部团体和赞助团体一般不会收取设施使用费, 但可能负责与活动相关的其他费用, 由大学自行决定. 根据活动和/或使用的设施的类型或性质，可能会向使用大学设施的外部团体收取设施使用费. 根据具体的大学设施，可能需要押金. 外部团体还将负责与活动相关的所有其他费用, including, but not limited to, parking attendants, security, 视听服务, catering, custodial services, 技术设备.

7. Written Agreements

大学要求所有外部团体签署使用大学设施的书面协议. 一旦申请使用特定的大学设施并获得批准, 本政策第1节中列出的针对特定大学设施的设施联系人将向外部小组提供书面协议. 所有书面协议必须由外部小组的授权代表签署，并在活动前至少两(2)周交还给特定大学设施的设施联系人，如果活动不是重大事件，则至少在活动前四(4)周交还给重大事件.

内部集团一般不需要签署书面协议. 如果大学要求，赞助团体可能需要签署书面协议.

8. Event Registration

除了书面协议外，大学还要求所有外部团队提交一份书面协议 外部团体活动登记表. For Major Events, 外部团体必须在大型活动日期前至少四(4)周提交表格. 对于所有其他外部组事件, 该表格必须在活动日期前至少两(2)周提交.

内部小组和赞助小组需要提交一份 内部/赞助团体活动登记表 只适用于大型活动. 表格必须在大型活动举行前至少两(2)周提交.

9. 标牌和促销展示

任何大学建筑物不得张贴与活动有关的标志或宣传展示. 所有与活动相关的标牌和促销展示必须事先获得批准，作为活动注册的一部分. 所有学生团体(内部), Sponsored, (以及下文定义的外部)任何标识或促销展示必须事先获得学生活动主管的批准. 所有非学生外部团体必须获得批准，从特定的大学设施标牌或宣传展示被要求. 所有与赛事相关的标牌或促销展示必须标明负责该标牌/促销展示的个人/团体，并必须在赛事结束后两小时内移除.

10. 停车及保安

由于某些事件的规模和性质, 可能会对我们社区的健康和安全以及大学财产的安全产生担忧. 为了解决这些问题, 公共安全总监将审查所有活动登记表并评估活动，以确定活动是否需要停车服务员和/或保安. 在决定泊车服务员及/或保安需要时, 公共安全署长可考虑下列因素:

  • 活动的建议地点;
  • 预计出席人数;
  • 一天中事件发生的时间;
  • 活动的日期和星期;
  • 事件临近其他可能干扰的活动或地点, obstruct, 或者降低正在实施的安全措施的有效性;
  • 确保活动安全所需的资源;
  • 预计天气情况;
  • The anticipated duration of the Event; and
  • 与安全需要评估有关的任何类似考虑.

如果公共安全总监确定活动需要停车服务员和/或保安, 公共安全总监将通知活动登记表上指定的主要联系人. 外部集团必须支付与提供这些服务相关的所有费用. 适用于大学附属团体和赞助团体, 公共安全总监将决定如何分配与停车服务员和/或保安有关的任何费用, 由他/她自行决定.

11. 遵守法律和政策

所有活动必须遵守所有适用法律, ordinances, rules, 以及任何联邦法规, state, 或地方政府或行政机构, 任何活动参与者都不应该参加, 在出租的任何财产上展示或分发任何旨在煽动或造成迫在眉睫的违法行为的声明, owned, 或以其他方式受大学控制. Additionally, 所有活动必须严格遵守所有适用的大学政策和程序, 哪一个可以在 http://go.wjxrbsyxgs.com/policies. 这些政策和程序包括但不限于以下内容:

12. Damages

所有使用大学设施的人必须对任何损坏负全部责任, loss, 或因事件而毁坏大学财产, 正常磨损除外.

13. Non-Discrimination

No Internal Group, Sponsored Group, 或外部团体使用大学设施进行任何活动，不得有种族歧视, color, religion, 国家或民族出身, sex, pregnancy, 分娩或相关的医疗状况, gender identity, gender expression, sexual orientation, age, marital status, disability, military status, 或者遗传信息.

14. Insurance

A. 保险需求

For Major Events, 外部组必须提供和维护, 在使用任何大学设施的任何时间，费用自理, 投保金额不少于一百万美元的全面责任保险,000,000.00) per occurrence. 取决于重大事件的性质, 大学保留权利要求保险单不包含性骚扰的排除条款. 大学及其管理人员, trustees, employees, agents, 志愿者必须在该保险单下被指定为附加被保险人，外部团队必须在活动开始前至少十(10)个日历天向大学提供反映保险范围和该指定的保险证明. 大学保留要求外部团体为其他活动提供保险的权利, 由大学自行决定. 如果不满足这些要求，则不能使用大学设施. 对于内部和赞助组, 大学将决定是否需要任何额外的保险以及如何分配这些费用.

外部团队负责为自己的财产和任何业务收入/额外费用投保. 在任何情况下，大学都不对外部团队的任何财产的损失或损坏负责.

B. 特殊事件责任保险选项

协助外部团队满足本政策的一般责任保险要求, 学校提供特殊事件责任保险, 对于所有被授权使用大学设施的外部团体来说，这是一种具有成本效益的保险选择，这些团体没有维护自己符合大学规范的保险范围. 请注意，此选项仅提供一般责任保险. 本保单所要求的任何其他保险仍然必须由外部集团提供.

本特殊事件责任保险, 经大学审核并符合大学的保险要求, 是由独立的保险公司提供，而大学不收取任何报酬. 申请过程可以在线完成. 一旦申请流程完成并提交, 该事项将提交给保险公司，然后保险公司将(及时地)通过电子邮件通知所列的外部集团联系人，报价已经生成，可供审查和购买. 在保险公司接受事件后，外部集团支付相应的保费, 申请人可以期望得到保险.

申请报价，请访问以下网站: http://www.TotalEventInsurance.com/app/Customer/CustomerLogin.aspx?bid=jjrk8qsM69c$，点击“申请即时报价”页签，选择“特殊事件责任”选项. 选择短期组织者/推广方或短期参展商/供应商, as appropriate, 并完成填写报价申请的流程.

请注意，在任何情况下, 是否使用特殊事件责任保险选项或其他符合大学要求的保险提供商, 大学要求政策名称大学, its trustees, officers, employees, agents, 和志愿者作为附加被保险人. 在申请特殊事件责任保险时, 外部组必须按照提示完成此部分. 在附加投保页面上应该使用的大学地址是:太阳城集团, 204 W. 太阳城集团街，列克星敦，弗吉尼亚州24450.

Proof of insurance, 以及指定学校为附加被保险人的保险证明, 必须在活动前至少十(10)个日历日提交给大学.

15. Acknowledgements

本政策的部分内容改编自其他机构的以下政策, 这些资料是制定本政策的宝贵资源;

  • 戴维森学院非学院团体的设施使用政策
  • 哈弗福德学院的设施使用政策
  • 俄亥俄卫斯理大学的设施使用政策
  • 由非部门用户主办的加州大学伯克利分校重大活动(临时)
  • 北卡罗来纳大学威尔明顿分校的设施使用政策

1尽管有上述规定, 本政策不适用于特别活动总监或其指定人员根据单独的内部惯例和指导批准的营地和会议.